Grâce au développement et à la vulgarisation des outils de l’information et de la communication, nous assistons à une tendance à la dématérialisation de certains documents au sein des différentes entreprises. La numérisation comporte en effet différents avantages. Elle permet d’automatiser certaines tâches, de faciliter le transfert et l’accessibilité à ces données, mais facilite également la sauvegarde de ces données.
Néanmoins, la dématérialisation n’est pas à l’abri de certains écueils. Parmi les risques, on peut citer la fuite, la destruction ou encore la corruption de ces données importantes pour l’entreprise. Cela peut avoir des impacts importants sur le bon fonctionnement de l’activité. Actuellement, la tendance va du côté de la numérisation des bulletins de paie. Mais l’utilisation de ce document dématérialisé doit se soumettre à certaines conditions. C’est le cas notamment de l’utilisation d’un coffre-fort numérique.
À propos du bulletin de paie numérique
La remise de bulletin de paie est une procédure prévue par l’article L3246-2 du Code du travail. Il s’agit ici d’une pièce justificative remplie et fournie par l’employeur au salarié lors du paiement de la rémunération. Il faut alors savoir que ce document comporte des mentions obligatoires. Il peut être remis par courrier ou en main propre. Si l’employeur ne remet pas le bulletin de paie au salarié, il peut alors s’exposer à une amende pénale ainsi qu’à des dommages et intérêts.
Aujourd’hui, il est tout à fait possible pour l’employeur de dresser et de fournir des bulletins de paie numériques ou dématérialisés à ses salariés. En effet, comme il a été mentionné, la dématérialisation comporte des intérêts pratiques. Mais l’utilisation de bulletins de paie numériques doit respecter certaines conditions.
Bien évidemment, ces bulletins de paie dématérialisés doivent respecter les conditions de forme liées aux mentions obligatoires. Selon l’article L3243-2, le recours à ce type de document ne doit pas se heurter à l’opposition du salarié. Et l’employeur doit prendre toutes les mesures permettant de garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret ainsi que la confidentialité de ce document numérique. Pour cela, l’employeur utilise généralement un coffre-fort électronique bulletin de paie, un outil numérique astucieux et très utile au sein de n’importe quelle entreprise.
Le coffre-fort numérique : la solution pour la remise de bulletin de paie dématérialisé
De manière générale, un coffre-fort numérique est un espace de stockage, de sauvegarde, d’archivage, de sécurisation et de partages de fichiers, de documents et de données numériques et dématérialisées.
Il convient donc parfaitement à la remise et à la sauvegarde de documents importants tels que le bulletin de paie. Pour cela, le coffre-fort numérique est soumis à une réglementation rigoureuse. En effet, il est régi par le décret n˚ 2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique ainsi que le décret n˚ 2018-853 liés aux conditions de récupération des documents et données stockées par un service de coffre-fort numérique.
Un coffre-fort numérique respectant les normes en vigueur offre la possibilité d’effectuer un archivage à vocation probatoire. En effet, il garantit l’intégrité et l’exactitude de l’origine des documents.
Il permet d’effectuer une data lineage de ces différents documents numériques. Cela offre la possibilité aux différents collaborateurs de vérifier facilement leur traçabilité. Et bien évidemment, l’utilisation d’un coffre-fort dématérialisé comprend des avantages pratiques non-négligeables. Il est synonyme de gain de temps. Il facilite le partage et l’accessibilité aux documents numériques. Il permet d’assurer par la même occasion, leur sécurité et leur confidentialité.
